【電話とFAX】個人事業や法人での利用において、電話とFAX番号は分けるべき?

【電話とFAX】個人事業や法人での利用において、電話とFAX番号は分けるべき?

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個人事業や法人の事業所を新たに始めるにあたり、固定電話とFAXの両方の設置をお考えの方も少なくないでしょう。

その際、固定電話とFAXといっても、電話とFAX一体型の電話機を設置して電話番号は一つの番号で利用するのか、電話機は電話機、FAXはFAX複合機などをそれぞれ設置して電話番号も二つの番号で利用されるのか迷われる方も多いのではないでしょうか。

電話番号を一つで利用する場合はコストを抑えることはできますが、固定電話とFAXを同時に使うことができないというデメリットがあります。
電話やFAXがビジネスにおいて重要な役割を担っている業種の場合は大きな機会損失にもつながってしまうでしょう。

そこで本記事では固定電話とFAX番号は分けるべきかどうかについて解説していきます。

また、既にFAX番号の新設をお考えの方は【FAX・電話番号受付センター】にご相談ください。
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目次

個人事業や法人では固定電話とFAX番号は分けるべき?

昨今、一般家庭では携帯電話の普及に伴い、固定電話やFAXの利用をすることもかなり少なくなりましたが、個人事業や法人の場合はまだまだ固定電話だけでなくFAXも必要となることが多いでしょう。

その際によくあるお悩みとして「電話とFAXは分けるべき?」や「実際他の事業者はどうしてるの?」などを良く聞きますが、実際のところはどうなのでしょうか。

そもそもFAXは必要?

固定電話だけでなく、FAXも必要かどうかは事業の内容によっても異なりますが、不動産や建設業、介護業界などではまだまだFAXでのやりとりが比較的に多いと言われています。

また、他の業種でも、取引先や顧客がメールやインターネットでの受注や発注よりもFAXでの連絡を主としている場合もあるでしょうから、そのような場合にもFAXは必要になるでしょう。

電話とFAXで電話番号は使い分けるべき?

電話とFAXの両方を利用する場合は主に以下の2つの方法になります。

  • 電話とFAXを分けずに1つの電話番号でFAX一体型の電話機を利用する。
  • 電話番号を電話用とFAX用に分け、電話機とFAX機(業務用FAX複合機や小型プリンター兼FAX複合機)を利用する。

①の1つの電話番号で利用する場合、電話中であればFAXの受信はできませんし、FAXの受信中は通話ができないため、ビジネスシーンにおいては②のように番号を分けて利用する方が適していると言えるでしょう。

次項からはそれぞれのメリットとデメリットを解説します。

【メリット&デメリット】①電話とFAXの番号を分けない場合

電話とFAXの番号を分けない場合のメリットとデメリットを見ていきましょう。

電話とFAXの番号を分けないメリット

電話とFAXの番号を分けないメリットは主に以下の2つです。

  • 電話機が1台で済む
  • ランニングコストが安い

電話とFAXを同じ番号で利用する場合は電話機もFAX一体型の電話機を一台用意すれば電話もFAXも利用することができます。

月額料金も1番号分の料金で済むのでランニングコストも抑えることができます。
例えばNTTのひかり電話の場合、2つ目の電話番号を追加で取得するには、追加オプション(マイナンバー+ダブルチャネル)で330円/月が加算されますが、これが1番号であればかかりません。

電話機が1台で済むため場所を取らずにランニングコストが抑えられるのがメリットといえるでしょう。

電話とFAXの番号を分けないデメリット

電話とFAXの番号を分けないデメリットは主に以下の4つです。

  • 電話とFAXを同時に利用できない
  • FAX受信時は手動で切り替えないといけない機種もある
  • 不在時は留守番電話設定をしておかないとFAXの受信ができない
  • 転送電話を設定している場合、FAXの通信も転送される

電話とFAX番号を同じ番号で利用する場合は電話とFAXを同時に利用することができません。

通話中にFAXの受信があった場合、FAXは受信できず先方は送信エラーとなり、再度通話中じゃないタイミングで再送信しなければなりません(複合機などの場合は自動で再送信される機種が多い)。
逆にFAXの受信中は電話がかかってきても通話中となり、電話を受けることができません。
そのため、ビジネスシーンにおいては重大な機会損失につながるリスクがあります。

また、FAX一体型の電話機は、機種によってFAXを受信したら手動でFAXボタンや受信ボタンを押さないとFAXが受信できない機種があったり、基本的にどの機種でも不在時は留守番電話設定にしていないとFAXを受診することができなかったりします。

「ボタンを押せずにFAXが受信できなかった」「留守番電話設定をわすれてFAXが受信できなかった」などの事態が起こり、これもビジネスシーンにおいては機会損失につながるリスクがありますね。

また、転送電話(不在時に携帯などに着信を転送するサービス)を利用する場合、FAXの着信でも転送されてしまうため、外出先で転送電話に出た際に「ピーーーーーーーー」というFAX音を聞かされ不快な思いをされたり、これのために転送電話の通話料も無駄に発生してしまいます。
もちろん、転送先の携帯電話ではFAXの受信もできません。

このようにビジネスシーンでの利用においては電話とFAX番号を分けないのはメリットよりもデメリットの方がおおく、多くの機会損失を生んでしまう可能性が高いので、あまり適していないと言えるでしょう。

【メリット&デメリット】②電話とFAXの番号を分ける場合

では、電話とFAXの番号を分ける場合のメリットとデメリットを見ていきましょう。

電話とFAXの番号を分けるメリット

電話とFAXの番号を分けるメリットは主に以下の4つです。

  • 電話とFAXを同時に利用できる
  • FAX受信時に手動で切り替える必要もなく自動で受信できる
  • 不在時に留守番電話設定をしなくてもFAXが受信できる
  • 転送電話も電話の着信のみを転送できる

電話とFAXの番号を分けることで、電話は電話、FAXはFAXとして利用できますから、「電話中にFAXが受信できない」「FAX受信中に通話ができない」ということもありません。

また、この場合FAXは複合機の利用が主になるでしょうから、連続でFAXが送られてきたとしても基本的に複合機に受信データが蓄積されて順次印刷されていきます。
複合機の機種によっては、受信データを一度モニターで確認してから印刷するかしないか判断することができるものもありますので、①のデメリットで挙げたような機会損失を軽減できるだけでなく、不要なFAXDMなどの無駄な印刷コストを削減することにもつながります。

電話とFAXそれぞれ専用番号での利用になるため、不在時も電話機だけ留守番電話設定をしておけば良いですし、転送電話を利用する際も、電話用の番号だけ転送設定すればFAXの着信が携帯電話に転送されるようなこともありません。

電話とFAX番号を分けるだけで機会損失と不要なストレスをかなりの割合で削減することができるでしょう。

電話とFAXの番号を分けるデメリット

電話とFAXの番号を分けるデメリットは主に以下の4つです。

  • 電話機とFAX機それぞれ用意する必要がある
  • 電話番号を追加するコストがかかる

前述まででもわかるように、電話とFAXの番号を分けることで電話機とFAX機それぞれ用意する必要があります。
大型の業務用複合機を購入するとなると金額も決して安いものではありませんので、それなりのコストがかかってしまいますし、電話とFAX機を設置する場所を取るのもデメリットといえるでしょう。

また、電話番号を追加するためのコストもかかります。
前述したようにNTTのひかり電話の場合、2つ目の電話番号を追加で取得するには、追加オプション(マイナンバー+ダブルチャネル)で330円/月が加算されます。
これに加えて、追加番号の発番費用として初期費用も1,100円~3,300円ほど追加でかかります。

とは言え、初回1,100円~3,300円の加算、月330円程度の加算であれば、電話番号を分けないで利用する場合の機会損失などのデメリットを考慮すれば十分に支払う価値があるのではないでしょうか。

実際の電話番号やFAX番号の取得方法については以下の記事を参考にしてみてください。

いますぐお申込みや導入相談をご希望の方は【FAX・電話番号受付センター】にご相談ください。
LINEからも導入相談が可能です。

実際のところはどうなの?

電話とFAX番号を分けない場合、分ける場合のメリットとデメリットはここまででお分かりいただけたかと思いますが、実際のところ法人や個人事業主は電話とFAX番号を分けているのでしょうか。

ビジネスシーンでは電話とFAXは分けることが多い

ビジネスシーンにおいてはやはり電話番号を分けた場合のメリットの方が大きいため、FAXの利用をする場合は番号を分けているところが多いようです。

個人事業の場合でも、「電話とFAX番号がわかれていたほうが会社としての見た目が良い」「動き回っていることが多いので転送電話を利用する上でも番号を分けている」などの声を良く伺います。

FAXを利用するのであれば、電話とFAXの番号は分けたほうが良いでしょう。

そもそも固定電話は必要?

外出が多い個人事業主の場合は固定電話を置かずにFAXのみ導入して、私用携帯にクラウドフォンなどのサービスで仕事用の番号を別途取得して利用する方や、私用携帯と仕事用携帯をそれぞれ契約して利用する方も少なくありません。

ただ、会社の連絡先が携帯番号ですと顧客や取引先からの信用度が低いと考えられることもまだまだあるので、そういった部分では固定電話番号を取得して携帯に転送するという方法をとるほうが良いかもしれません。

移動が多く電話のみ利用したいという場合はクラウドフォンを検討してみても良いでしょう。

新規での電話番号取得はひかり電話がおすすめ

これから新規で電話番号やFAX番号を取得されるのであれば、NTT東西の「ひかり電話」又は「ひかり電話ネクスト」がおすすめです。

ひかり電話とは

ひかり電話は、NTTの光回線(インターネット回線)を利用したIP電話です。
IP電話ではありますが「050」から始まる電話番号ではなく、従来の加入電話と同じように、地域ごとの市外局番で始まる通常の電話番号で利用できます。

尚、音声品質も従来の加入電話と同等の高い通話品質で、110番や119番などの緊急ダイヤルにもかけられるので、使い勝手は従来の加入電話と変わりません。

電話機やFAX機も現在市販されている電話機やFAX機が家庭用業務用問わず問題なく利用できます。
(黒電話やピンク電話は使えない、一部規格のビジネスホンやFAX複合機では使えないものもある)

なお「ひかり電話」と「光電話」はインターネットを利用する仕組みは同じで、サービス提供元ごとにサービス名称が異なります。

ひかり電話のメリットとデメリット

ひかり電話のメリットは以下のようなことが挙げられます。

  • 通話品質が良い
  • 通信料(通話料やFAX送信料)が一律
  • 電話番号+FAX番号など複数の電話番号を取得可能
  • 通常の市外局番で利用ができるので信頼性が高い
  • インターネットを利用する場合も光回線の高速通信で利用可能
  • 光電話ルーターから電話機(又はFAX機)に電話線をつなぐだけで利用できるので簡単
  • ナンバーディスプレイや転送電話などのオプションサービスが安く、セットプランもある

デメリットには以下のようなことがあります。

  • 光回線の開通工事が必要(工事費22,000円)
  • 停電時は利用できない

ひかり電話の場合は通常プランでも3番号までは取得することが可能(同時通話は2チャネルまで)で、3番号以上利用したい場合もオフィスプランで契約をすれば3番号以上の利用も可能です。

また、「ナンバーディスプレイ」も440円、「ボイスワープ」も550円と加入電話の住宅用プランと同様の料金でオプション利用が可能(オフィスタイプの場合はナンバーディスプレイ1,320円)です。

「ナンバーディスプレイ」+「ボイスワープ」等複数のオプションをご利用される場合は「エースプラン」というセットプランも用意されており、「ナンバーディスプレイ」「ボイスワープ」に加えて「ナンバーリクエスト」や「キャッチホン」などその他のオプションサービス(何を利用するかは選択可能)が複数使えて最大3時間分の無料通話もついて1,000円の追加料金で利用できるのでお得になります。

複数のビジネスホンを利用するような比較的規模の大きい事務所での利用においても、個人事業などでの利用においてもひかり電話は利用しやすくおすすめです。

加えて、2023年の3月31日より新たに「ひかり電話ネクスト」というサービスが開始したことにより、インターネットの契約が無くてもひかり電話がより低価格で利用できるようになりました。

これまでは光回線のインターネット契約が無いとひかり電話の利用は出来なかったため、ひかり電話を電話やFAXのみで利用したい場合には「フレッツ光ライト」(2023年3月31日に新規受付終了しています)というネットをあまり利用しない方向けのプランのオプションとしてひかり電話を契約する必要がありました。

そのため、フレッツ光ライト+ひかり電話の契約で最低でも月額3,630円かかっていたのですが、「ひかり電話ネクスト」であれば2,750円で利用できますので、アナログ加入電話と同等もしくはそれ以下の料金で利用することが可能です。

まとめ

ビジネスシーンでの利用においては、電話とFAX両方を利用するのであれば電話番号は電話とFAXで分けて利用するのがおすすめです。

電話とFAXを分けることで、導入コストやランニングコストが増えたり、設置場所を取るというデメリットはありますが、分けない場合の機会損失などのリスクを考えればやはり電話とFAXを分けた場合のメリットの方が大きいと言えるでしょう。

これから新規で電話とFAX番号を取得するのであれば、NTTのひかり電話がおすすめです。
「ひかり電話ネクスト」の登場により、インターネットを利用しない場合でも導入しやすくなりました。

なお、ひかり電話の導入工事は申し込み完了段階から早くても3週間~1カ月ほどかかります。
地域の混雑状況などによってはそれ以上の期間が必要な場合もありますので、ひかり電話の新規導入をお考えであれば早めに工事予約することをおすすめします。

いますぐお申込みや導入相談をご希望の方は【FAX・電話番号受付センター】にご相談ください。
LINEからも導入相談が可能です。

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この記事を書いた人

IT系の上場企業の管理職でライフラインやインターネットなどについて見識を深めました。
自身の紹介する商品を10年以上の期間で数万人に使って頂いた経験を活かし、ユーザー目線で鋭い角度で商品を比較します!

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